1-Tổng quan
Google Workspace là gói dịch vụ gồm email, lưu trữ, lịch công tác và nhiều dịch vụ khác được cung cấp trên nền tảng Google Cloud Service. Google Workspace có một số ưu điểm so với hệ thống hiện tại như: không giới hạn dung lượng lưu trữ, hỗ trợ thiết bị di động tốt hơn, cung cấp môi trường tích hợp cho nhiều ứng dụng khác...
Từ tháng 7/2018, Trường Đại học Tôn Đức Thắng chuyển dịch vụ email từ hệ thống Zimbra hiện tại sang Google Workspace, áp dụng cho sinh viên, học sinh, học viên (gọi chung là sinh viên); giảng viên, viên chức, nghiên cứu viên và các đối tượng khác (gọi chung là giảng viên-viên chức). Đồng thời với chuyển đổi hệ thống email, tên miền của địa chỉ email trong toàn bộ hệ thống cũng được thay đổi.
Hệ thống email cũ vẫn tiếp tục được duy trì để người dùng truy xuất dữ liệu cũ khi cần, nhưng không hỗ trợ gửi thư ra ngoài hoặc nhận thư từ bên ngoài.
Chú ý: Tên tài khoản người dùng trên Google Workspace giống với tên tài khoản của Hệ thống thông tin (Lecturer, Student, ...), nhưng việc đăng nhập là độc lập nhau (không hỗ trợ Single Sign On).
2-Chuyển đổi như thế nào?
2.1-Đối với người dùng giảng viên-viên chức:
Lịch trình chuyển đổi hệ thống email được cung cấp tại đây.
Người dùng sẽ nhận được email thông báo gửi đến địa chỉ email hiện tại từ Phòng Điện toán - máy tính TDTU, trong đó có chứa mật khẩu khởi tạo cho tài khoản email mới và hướng dẫn cách thay đổi mật khẩu trên Google Workspace.
Chú ý: Người dùng sẽ được yêu cầu đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên trên Google Workspace. Để bảo đảm an toàn cho tài khoản và tuân thủ chính sách bảo mật của TDTU, không dùng chung mật khẩu giữa tài khoản truy xuất Hệ thống thông tin (lecturer, student) và tài khoản Google Workspace.
Ngay sau khi đổi mật khẩu thành công, người dùng đã có thể sử dụng dịch vụ email trên Google Workspace. Để truy xuất email từ trình duyệt web, người dùng vào địa chỉ: http://mail.tdtu.edu.vn
Chuyển dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu trên hệ thống email cũ vẫn tiếp tục được duy trì, nhưng nếu người dùng có nhu cầu chuyển các email cũ từ hệ thống hiện tại lên Google Workspace thì thực hiện thao tác di chuyển tại đây.
Cấu hình email trên thiết bị di động: tùy theo loại thiết bị đang dùng, người dùng thực hiện theo các hướng dẫn tại đây.
Cấu hình email trên máy tính cá nhân: nếu người dùng có nhu cầu truy xuất email trên máy tính cá nhân bằng các phần mềm mail client, thực hiện theo hướng dẫn ở đây.
Bắt đầu sử dụng email trên Google Workspace: Người dùng chưa quen với giao diện Gmail có thể tham khảo tại đây.
Trong thời gian đầu sử dụng, chú ý kiểm tra thư trong hộp thư rác (Spam mail) thường xuyên, nếu thấy có thư bình thường trong hộp thư rác thì cần phải đánh dấu Not Spam cho thư này. Việc này giúp hệ thống nhận diện thư rác về sau chính xác hơn.
2.1-Đối với người dùng sinh viên
Lịch trình chuyển đổi hệ thống email được cung cấp tại đây.
Người dùng sẽ nhận được thông báo trên cổng thông tin sinh viên (https://stdportal.tdtu.edu.vn) về việc thay đổi hệ thống email và hướng dẫn cách đăng nhập tài khoản email mới. Thực hiện đăng nhập lần đầu trên Google Workspace, người dùng sẽ được yêu cầu thay đổi password và bắt đầu sử dụng. Để truy xuất email từ trình duyệt web, người dùng vào địa chỉ: http://mail.student.tdtu.edu.vn
Xem hướng dẫn đăng nhập vào Google Workspace tại đây.
Người dùng có thể chuyển toàn bộ dữ liệu (email và các file đính kèm) từ hệ thống email cũ lên Google Workspace theo hướng dẫn tại đây.
