Chuyển dữ liệu email sang Google Workspace

Chuyển dữ liệu (data migration) là thao tác di chuyển toàn bộ hoặc một phần dữ liệu email (gồm email và các file đính kèm) từ hệ thống email Zimbra sang Google Workspace TDTU.

Việc chuyển dữ liệu sang Google Workspace TDTU có thể thực hiện hoặc không tùy vào nhu cầu của người dùng, vì hệ thống mail Zimbra vẫn được duy trì để phục vụ cho mục đích tra cứu thông tin cũ.

Người dùng có thể chọn di chuyển 1 phần dữ liệu (1 tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng gần nhất) để bảo đảm các thư liên quan đến công việc hiện tại được sẵn sàng trên Google Workspace TDTU.

Có nhiều cách để chuyển dữ liệu từ Zimbra lên Google Workspace TDTU:

• Sử dụng phần mềm mail client trên máy tính: áp dụng cho người dùng giảng viên-viên chức và sinh viên, thích hợp với người dùng đang truy xuất email bằng Outlook hoặc Thunderbird.
  • Ưu điểm: người dùng tự thực hiện; có thể chuyển toàn bộ dữ liệu từ Zimbra lên Google Workspace; cấu trúc thư mục trên Google Workspace giữ nguyên như trên Zimbra.
  • Nhược điểm: người dùng phải có máy tính kết nối Internet hoạt động liên tục trong thời gian chuyển (có thể mất vài giờ đến vài ngày tùy theo lượng dữ liệu và tốc độ kết nối).
• Sử dụng chức năng import tài khoản trên Google Workspace: áp dụng cho người dùng giảng viên-viên chức và sinh viên.
  • Ưu điểm: người dùng thao tác trực tiếp trên giao diện Google Workspace 1 lần duy nhất; không cần duy trì máy tính và kết nối Internet liên tục trong thời gian chuyển; có thể di chuyển toàn bộ dữ liệu từ Zimbra lên Google Workspace.
  • Nhược điểm: Không duy trì cấu trúc thư mục của Zimbra trên Google Workspace; chỉ chuyển các thư gửi đến (Inbox), không chuyển các thư gửi đi (Sent); toàn bộ thư chuyển lên Google Workspace được đánh dấu là thư chưa đọc (unread).
  • Chú ý: Cần thực hiện đúng theo hướng dẫn để tránh rủi ro dữ liệu trên hệ thống Zimbra bị xóa mất. Nếu người dùng chưa chắc chắn, nên liên hệ với Phòng điện toán - máy tính nhờ hỗ trợ.
• Sử dụng dịch vụ chuyển dữ liệu hệ thống (Data Migration Service): chỉ áp dụng cho người dùng giảng viên-viên chức. Người dùng thực hiện thao tác đăng ký chuyển dữ liệu, hệ thống sẽ tự động chuyển các email từ hệ thống Zimbra lên Google Workspace và gửi thông báo cho người dùng khi dữ liệu chuyển xong.
  • Ưu điểm: không cần duy trì máy tính và kết nối Internet liên tục trong thời gian chuyển; giữ nguyên cấu trúc thư mục của Zimbra trên Google Workspace.
  • Nhược điểm: chỉ cho phép chuyển dữ liệu trong 6 tháng gần nhất.