Chuyển dữ liệu email sang G Suite

Chuyển dữ liệu (data migration) là thao tác di chuyển toàn bộ hoặc một phần dữ liệu email (gồm email và các file đính kèm) từ hệ thống email Zimbra sang G Suite TDTU.

Việc chuyển dữ liệu sang G Suite TDTU có thể thực hiện hoặc không tùy vào nhu cầu của người dùng, vì hệ thống mail Zimbra vẫn được duy trì để phục vụ cho mục đích tra cứu thông tin cũ.

Người dùng có thể chọn di chuyển 1 phần dữ liệu (1 tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng gần nhất) để bảo đảm các thư liên quan đến công việc hiện tại được sẵn sàng trên G Suite TDTU.

Có nhiều cách để chuyển dữ liệu từ Zimbra lên G Suite TDTU:

  • Sử dụng phần mềm mail client trên máy tính: áp dụng cho người dùng giảng viên-viên chức và sinh viên, thích hợp với người dùng đang truy xuất email bằng Outlook hoặc Thunderbird.
    • Ưu điểm: người dùng tự thực hiện; có thể chuyển toàn bộ dữ liệu từ Zimbra lên G Suite; cấu trúc thư mục trên G Suite giữ nguyên như trên Zimbra.
    • Nhược điểm: người dùng phải có máy tính kết nối Internet hoạt động liên tục trong thời gian chuyển (có thể mất vài giờ đến vài ngày tùy theo lượng dữ liệu và tốc độ kết nối).
  • Sử dụng chức năng import tài khoản trên G Suite: áp dụng cho người dùng giảng viên-viên chức và sinh viên.
    • Ưu điểm: người dùng thao tác trực tiếp trên giao diện G Suite 1 lần duy nhất; không cần duy trì máy tính và kết nối Internet liên tục trong thời gian chuyển; có thể di chuyển toàn bộ dữ liệu từ Zimbra lên G Suite.
    • Nhược điểm: Không duy trì cấu trúc thư mục của Zimbra trên G Suite; chỉ chuyển các thư gửi đến (Inbox), không chuyển các thư gửi đi (Sent); toàn bộ thư chuyển lên G Suite được đánh dấu là thư chưa đọc (unread).
    • Chú ý: Cần thực hiện đúng theo hướng dẫn để tránh rủi ro dữ liệu trên hệ thống Zimbra bị xóa mất. Nếu người dùng chưa chắc chắn, nên liên hệ với Phòng điện toán - máy tính nhờ hỗ trợ.
  • Sử dụng dịch vụ chuyển dữ liệu hệ thống (Data Migration Service): chỉ áp dụng cho người dùng giảng viên-viên chức. Người dùng thực hiện thao tác đăng ký chuyển dữ liệu, hệ thống sẽ tự động chuyển các email từ hệ thống Zimbra lên G Suite và gửi thông báo cho người dùng khi dữ liệu chuyển xong.
    • Ưu điểm: không cần duy trì máy tính và kết nối Internet liên tục trong thời gian chuyển; giữ nguyên cấu trúc thư mục của Zimbra trên G Suite.
    • Nhược điểm: chỉ cho phép chuyển dữ liệu trong 6 tháng gần nhất.

Chú ý:

  1. Việc chuyển dữ liệu từ Zimbra lên G Suite có thể mất vài giờ đến vài ngày, tùy theo lượng dữ liệu có trong tài khoản email cũ và tốc độ kết nối.
  2. Các thư có file đính kèm > 25MB hoặc file có khả năng nhiễm virus sẽ bị loại ra.
  3. Một số thư khi chuyển lên G Suite bị đánh dấu là Spam, cần kiểm tra thư mục Spam mail và đánh dấu Not Spam cho các thư này
  4. Nên thực hiện việc chuyển dữ liệu trước khi bắt đầu sử dụng hệ thống mới ngày 01/8/2018