Cài đặt và sử dụng email

Tham khảo những hướng dẫn sau đây khi sử dụng dịch vụ email G Suite tại TDTU bằng trình duyệt web:

Đăng nhập tài khoản G Suite

Khởi động trình duyệt web (Chrome, Firefox, … )

G-suite-login.png

Nhập username và click Next. Nhập mật khẩu và click Next. Xuất hiện giao diện của ứng dụng email trên G Suite.

Tạo và gửi thư

G-suite-compose.jpg

  1. Nhấn nút Compose để bắt đầu gửi thư
  2. Các nút thay đổi cửa sổ soạn thảo (phóng to, thu nhỏ, đóng)
  3. Nhập địa chỉ người nhận chính (To ) và chủ đề thư (Subject )
  4. Thêm người nhận phụ (cc, bcc)
  5. Nhập nội dung thư
  6. Các nút chức năng đính kèm file, chèn liên kết, chèn hình ảnh, biểu tượng cảm xúc, ...
  7. Nhấn Send để gửi thư
Quản lý hộp thư

Thư trong G Suite được tổ chức theo từng cuộc trao đổi (conversation) chứ không liệt kê từng thư theo thứ tự thời gian như các hệ thống khác. Một cách đơn giản, các thư có cùng chủ đề (subject) sẽ được gộp vào thành 1 conversation. Điều này giúp việc theo dõi thư thuận tiện hơn. Người dùng cũng có thể chuyển sang chế độ hiển thị đơn giản, trong đó các thư được liệt kê độc lập nhau (Settings -> General -> Conversation view off).

G Suite phân loại thư bằng nhãn (label) thay cho thư mục (folder) trong các hệ thống email khác. Các thư có chung nhãn sẽ được gộp chung thành thư mục. Một thư có thể được gán nhiều nhãn cùng lúc.

Hệ thống tạo sẵn một số nhãn chung mặc định như Sent Mail, Spam, Trash, Social, Promotions, ... Người dùng có thể tắt hoặc mở các nhãn này. 

Ngoài ra, có thể tạo thêm nhãn mới  như sau:

  • Vào Settings -> vào tab Labels  -> Click Create new label
  • Nhập tên nhãn-> click Create

Gán nhãn cho thư:

  • Mở thư (hoặc chọn nhiều thư cùng lúc)
  • Click biểu tượng Labels trên giao diện

  • Chọn (các) nhãn cần gán

Quản lý contacts

Contacts (Sổ địa chỉ) là danh sách các địa chỉ emails mà cá nhân thường xuyên liên liên lạc. Khi số lượng contacts nhiều lên và được sử dụng thường xuyên, người dùng có thể tạo các nhóm để dễ dàng quản lý. Ví dụ: tạo nhóm contacts gồm tất cả các thành viên của đơn vị mình, nhóm contacts của tất cả các thành viên lớp, ... Nhóm contacts chỉ có ý nghĩa đối với riêng từng tài khoản G Suite.

1-Tạo nhóm contacts:

  • Tại góc trái trên màn hình, click nút Mail, chọn Contacts. Màn hình chuyển sang giao diện quản lý contacts.

Contact-1.png

  • Click vào New Group để tạo nhóm mới

Contact-2.png

  • Nhập tên nhóm và click OK

Contact-3.png

  • Sau khi tạo nhóm thành công, chọn nhóm vừa tạo và click chuột vào biểu tượng Add to để thêm danh sách email vào nhóm:

Contact-4.png

  • Nhập họ tên hoặc địa chỉ email cần thêm danh sách, sau đó click Add

Contact-5.png

  • Sau khi tạo hoàn tất, danh sách email của nhóm sẽ hiển thị như sau:

Contact-6.png

2-Gửi thư cho nhóm contacts:

  • Để gửi thư đến nhóm contacts vừa tạo, quay lại giao diện email bằng cách click vào nút Contacts, chọn Mail:

Contact-7.png

  • Click nút Compose để tạo thư mới, trong phần địa chỉ người gửi (To ), nhập tên nhóm contacts đã tạo:

Contact-8.png

Chuyển Address book từ Zimbra lên G Suite

Người dùng có nhu cầu chuyển sổ địa chỉ (Address book) từ hệ thống email cũ (Zimbra) lên hệ thống email mới (G Suite) thực hiện như sau:

Bước 1: Export sổ địa chỉ từ tài khoản Zimbra ra file contacts.csv

  • Đăng nhập vào tài khoản email cũ (https://mail.tdt.edu.vn)
  • Click Preferences -> Import/Export.
  • Ở mục Export, chọn Type là Contacts, click vào mũi tên xổ xuống bên cạnh và chọn Outlook contacts. Click nút chọn bên cạnh nhãn Source và chọn address book cần export (mặc định là Contacts. Nếu người dùng có tạo thêm các address khác thì thực hiện lần lượt từng cái).
  • Cuối cùng click nút Export bên dưới để thực hiện.

Address-book-1.png

 

  • Lưu kết quả thành file contacts.csv trên máy tính (chú ý đường dẫn đến thư mục lưu file này)

 

Address-book-4.png

 

Bước 2: Import file contacts.csv vào tài khoản G Suite

  • Đăng nhập vào tài khoản G Suite
  • Click Mail, chọn Contacts

Address-book-5.png

  • Click Import Contacts..., hộp thoại mới xuất hiện. Click Browse và tìm đến file contacts.csv đã lưu trên máy tính ở bước 1, click Import.

 

Address-book-7.png

  • Hệ thống sẽ chuyển tất cả các contacts trong address book của Zimbra vào tài khoản G Suite.
  • Sau khi thực hiện xong thao tác Import, chuyển về giao diện mail bằng cách click Contacts và chọn Mail

 

Address-book-8.png

Ghi chú:

Mặc định, trên tài khoản Zimbra có sẵn 2 sổ địa chỉ:

  • Contacts: những contacts do người dùng thêm vào
  • Emailed contacts: những contacts được tự động tạo ra khi người dùng gửi email cho các địa chỉ tương ứng.

Thông thường, chỉ cần chuyển sổ địa chỉ Contacts, không cần chuyển Emailed Contacts lên G Suite.

Ngoài ra, người dùng có thể tạo thêm sổ địa chỉ khác, ví dụ Personal Contacts như hình dưới. Khi đó, người dùng phải thực hiện thêm một thao tác gồm 2 bước giống như trên để chuyển sổ địa Personal Contacts.

Address-book-2.png

Tạo chữ ký

Chữ ký (Signature) là đoạn thông tin được tự động gắn vào cuối thư khi gửi đi.

Người dùng phải thiết lập chữ ký của tài khoản thư theo mẫu quy định của TDTU.

Để tạo chữ ký:

Settings -> General tab -> Signature Nhập nội dung chữ ký và click Save changes ở cuối màn hình.